Nouvelle brique B2B - Timesheet
Le défi : Des heures perdues, des factures retardées, des agences frustrées.
Un système de relevé d’heures à l’âge de pierre
Chez Coffreo, leader de la gestion du personnel temporaire, le relevé d’heures des intérimaires était encore souvent réalisé sur papier, ou via des outils hétérogènes et peu fiables.
Conséquences :
- Perte de temps énorme : Les agences passaient des heures à relancer les clients pour des heures non saisies.
- Retards de facturation et de paie : Impact direct sur la trésorerie et la satisfaction client.
- Frustration des équipes : Processus manuel, source d’erreurs et de tensions.
Enjeu : Digitaliser et automatiser ce processus pour faire gagner du temps aux agences et accélérer la facturation.
Ma mission : Concevoir et lancer Timesheet, un outil de relevé d’heures digitalisé
En tant que Squad Leader, j’ai eu la responsabilité complète de ce projet, de l’analyse technique au déploiement, en passant par la collaboration avec les équipes métiers.
Avec une équipe de 4 développeurs, nous avons relevé un double défi : technique (intégration dans une infrastructure existante) et métier (répondre aux besoins des agences).
Étape 1 : Analyse technique et choix d’architecture
Avant de coder, j’ai mené une analyse approfondie pour :
- Comprendre les contraintes : Infrastructure existante, besoins métiers, contrainte légales.
- Choisir une architecture scalable : Pour supporter 600 agences et des milliers d’utilisateurs.
- Définir les APIs : Format JSON des requêtes/réponses pour une intégration fluide.
Étape 2 : Intégration dans l’infrastructure existante
Le produit devait s’intégrer parfaitement dans l’écosystème Coffreo :
- Modélisation de la base de données : Pour stocker les heures, les utilisateurs, les missions.
- Intégration avec les autres modules (ex : gestion des contrats, paie).
- Sécurité et RGPD : Protection des données sensibles.
Étape 3 : Développement et suivi
Pendant la phase de développement, j’ai :
- Suivi les développements au quotidien (stand-ups, revues de code).
- Plannifié les versions et les mises en production (méthode Agile/Scrum).
- Collaboré avec le Delivery et le Support pour garantir une transition fluide.
Étape 4 : Phase pilote et onboarding
Avant le lancement officiel, nous avons :
- Testé le produit avec 4 clients pilotes pour affiner l’outil.
- Accompagné les utilisateurs via des ateliers et de la documentation.
- Utilisé Userpilot pour un onboarding progressif et intuitif.
Objectif : Créer un maximum de valeur pour les utilisateurs avant le lancement.
Étape 5 : Maintenance et évolutions
Après le lancement, j’ai assuré :
- Le suivi des logs pour détecter et corriger les bugs.
- La correction des bugs et l’amélioration continue.
- La maintenance de la documentation pour les équipes et les clients.
- La création d’une API publique sécurisée pour les SI clients.
Outils utilisés
Le résultat : Un produit adopté par 600 agences d’intérim
Grâce à cette approche rigoureuse, nous avons lancé Timesheet avec un impact immédiat sur l’efficacité des agences et la satisfaction des clients.
Impact business
- 4 clients en version pilote pour affiner l’outil.
- 20 clients souscripteurs dès la V1 soit 600 agences d’intérim.
- Gain de temps considérable : Plus besoin de relancer les clients pour les heures non saisies.
- Facturation et paie accélérées : Réduction des délais de traitement.
Leçons apprises
- L’importance de la phase pilote : Affiner le produit avec des utilisateurs réels avant le lancement.
- La collaboration métier/tech : Travailler main dans la main avec les équipes terrain.
- L’onboarding est clé : Userpilot a été un atout majeur pour l’adoption.
- La maintenance proactive : Suivre les logs et corriger les bugs rapidement.
En images : L'interface Timesheet
Tableau de bord : Vue claire des heures saisies et des missions.
Saisie des heures : Formulaire détaillé permettant de saisir différents éléments en lien avec la paie.
Timesheet – Comment j’ai digitalisé le relevé d’heures pour 600 agences d’intérim